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Una buena administración de los fondos es algo fundamental en la propiedad horizontal. Esto incluye la gestión de gastos extraordinarios que forman parte del mantenimiento general del inmueble.
En ocasiones, los copropietarios se resisten a asumir este tipo de erogaciones. La razón está en que no manejan la información relacionada con su naturaleza y el deber legal que tienen de cubrirlos.
En esta ocasión queremos explicar qué son los gastos extraordinarios y cómo hacer la cobranza efectiva de los fondos que los cubrirán. Igualmente, cómo lidiar con las negativas de pago y cuál es la diferencia entre gastos ordinarios y extraordinarios.
Los gastos extraordinarios son aquellos que surgen de forma adicional a los gastos normales, fijos o regulares, también conocidos como ordinarios. Generalmente, son arreglos mayores como la reparación de ascensores o pintar la fachada del edificio.
Es importante diferenciar estos gastos de las mejoras hechas al inmueble. Estas se refieren a trabajos orientados a elevar la calidad de vida de los copropietarios. Puede ser la construcción de un nuevo salón de fiestas o un parque infantil.
Cabe destacar, que los gastos extraordinarios también son comunes. Por lo tanto, es obligatorio que sean sufragados por cada uno de los miembros de la comunidad. Así está establecido en el artículo 12 de la Ley de Propiedad Horizontal.
"Los gastos extraordinarios generalmente son de gran cuantía porque corresponden a proyectos de envergadura, adicionales a los gastos regulares."
Las copropiedades no deben caer en el error de restarle importancia al proceso de cobranza. De su efectividad depende que la administración cuente con la liquidez necesaria para atender los gastos y demandas de la comunidad en su día a día.
En vista de esto, a continuación compartiremos unos tips para que esta tarea rinda excelentes frutos:
Emite y envía los recibos una vez que llegue la fecha correspondiente. Al no hacerlo, se ocasiona un retraso en el pago, ya que los copropietarios asumen que cuentan con más plazo para realizar el pago.
Solo de esta forma podrás detectar qué copropietarios se han retrasado en sus pagos. Para esto es importante designar a alguien que vigile constantemente quién paga y quién se atrasa.
Es determinante dejar bien establecidos aspectos como plazos de pago, el sistema de seguimiento y los efectos de la demora en los pagos. Haz una rutina de cobranza y procura cumplirla a cabalidad mes a mes.
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Proporciona a los clientes diversas formas de pago para facilitar que los copropietarios paguen a tiempo. Mientras más opciones des, menos excusas tendrán para atrasarse en el pago.
"Contar con múltiples formas de pago que sean de fácil acceso y manejo contribuye significativamente a la reducción de los atrasos en los pagos de los copropietarios."
Infórmales constantemente las ventajas de pagar a tiempo su recibo así como el cronograma de pago. Para esto, usa diversos medios, como el correo electrónico, carteleras virtuales, llamadas o la atención personal.
Para que la probabilidad de recaudación sea mayor, es recomendable que las fechas de pago concuerden con los días de mayor liquidez, así, los copropietarios utilizarán el dinero disponible para salir primero de sus compromisos.
Cuando algún copropietario se niegue a pagar por falta de fondos, intenta alguna de estas estrategias:
Aplaza la fecha de pago de la factura: si el copropietario expresa que su posibilidad de pagar es posterior a la fecha de vencimiento, permítele que cumpla el compromiso cuando esté en sus posibilidades.
Divide la totalidad del pago: si la suma es cuantiosa, una alternativa más llevadera para el deudor puede ser la de abonar cantidades más pequeñas en diferentes momentos. Esto, hasta cubrir la totalidad de la deuda.
Puede suceder que a pesar de todo el copropietario deudor todavía no realice el pago de forma voluntaria, en este caso, lo más recomendable será enviar una comunicación formal solicitando el pago.
Si aún así no se honra la deuda, habrá que dar inicio a procedimientos legales.
"Llegar a las instancias legales es algo que todos queremos evitar. Es un proceso tedioso y costoso. Por lo tanto, agota todas las vías posibles antes de recurrir a esta medida."
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Los gastos ordinarios son los necesarios para el mantenimiento y cuidado diario de la propiedad horizontal. En cambio, los gastos extraordinarios surgen a partir de situaciones imprevistas o fuera de lo cotidiano.
La forma en la que se pagan estos dos tipos de gastos también representa una diferencia. Mientras los ordinarios se pagan en el recibo mensual, los extraordinarios deben pagarse con cuotas especiales.
Dichas cuotas pueden corresponder a un pago único o pueden fraccionarse en varias partes. Todo esto, según lo que se acuerde en asamblea de copropietarios, ya que no es una decisión que pueda tomar la administración de forma unilateral.
Para los gastos extraordinarios también es posible establecer un fondo en el cual se abonen gradualmente las cuotas necesarias para cubrirlos. Una vez se ha completado el monto total, se procede a ejecutar el proyecto.
Los gastos extraordinarios siempre surgen en un momento dado, ya que la vida útil de todas las cosas es limitada. El cambio de las tuberías, la reparación de los ascensores, pintar fachadas y aparcamientos, son ejemplo de ello.
Sin importar el gasto a cubrir, es necesario tener presente que pagar las cuotas correspondientes a estos es un deber de todos los copropietarios. Una vez que se aprueba el proyecto en la Asamblea, se asume este compromiso.
En Daytona Intercloud creemos que para aquellos copropietarios que se ven impedidos del pago puntual de la cuota extra, es recomendable flexibilizar medidas, así, los deudores estarán más dispuestos a realizar el pago correspondiente.
