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La gestión de la propiedad horizontal conlleva una serie de riesgos, uno de los cuales involucra el manejo de dinero. Además de la exposición al fraude, la falta de experiencia puede conducir a una gestión ineficaz del presupuesto.
Para minimizar estos riesgos, debes poder priorizar, organizar y anticipar de manera óptima la forma de utilizar el dinero. De hecho, tener un software confiable que funcione bien y sea seguro podría ayudarte en este proceso.
Aparte de eso, hay varias cosas que puedes hacer para reducir los riesgos asociados con la administración del dinero. Te contamos cuáles son en este post.
Como administrador, debes brindar la tranquilidad que los propietarios desean y merecen. Para hacer esto, deberás tomar medidas o acciones correctivas que te ayuden a manejar el dinero de los copropietarios adecuadamente.
"El aspecto más crucial de la administración adecuada del dinero del condominio es comprender cómo minimizar los riesgos.”"
Aquí algunas sugerencias que pueden resultar útiles:
Es fundamental que tengas una póliza de bienes comunes que cubra el manejo de dinero.
También debes asegurarte de que el condominio tiene procedimientos claros y hacer auditorías permanente para el manejo de estos fondos. De lo contrario, cualquier valor asegurado será insuficiente.
Recuerda que muchas aseguradoras limitan la cobertura al 50% cuando alguien que no sea un "empleado" se apropia del dinero.
Esto también se aplica cuando hay malversación de fondos y reclamaciones basadas en la "investigación" de los involucrados.
Revisa las garantías exigidas por la entidad aseguradora para cubrir el manejo de dinero, así como las exclusiones. Luego, verifica si hay algún procedimiento relacionado que no esté registrado en la propiedad que estás administrando, como por ejemplo:
Manual de procedimientos y funciones.
Procedimientos para el control de dinero o de la banca electrónica.
Manuales de auditoría, arqueos e informes contables.
Verificación de información de la solicitud de empleo del administrador.
Vacaciones del administrador.
Si tienes un contrato administrativo, consulta si la cobertura se extiende a los administradores delegados.
Si debes usar una chequera, verifica la cantidad de cheques y los números consecutivos en el banco, inmediatamente la recibas. También ten en cuenta que para emitir un cheque, es necesario utilizar una doble firma y un sello seco.
Guarda la chequera en un lugar seguro, lo mejor es guardarla en una caja fuerte y no compartir el código de acceso.
Finalmente, pasa los cheques con sello restrictivo de consignación a la cuenta del beneficiario, para evitar el cobro en ventanilla.
Si administras el dinero a través de la banca virtual, asegúrate de revisar la cuenta regularmente; para ver qué proveedores ya están establecidos y autorizados para transferir fondos.
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Para reducir los riesgos financieros y de fraude, debes proteger los datos de la copropiedad. Estos son algunos de los pasos más importantes que debes considerar:
Actualiza el software de seguridad y detección de virus
Instala un firewall para proteger la red informática
Realiza copias de seguridad de los datos con regularidad en un almacenamiento externo o en la nube
Almacena documentos importantes en una caja fuerte o bóveda.
"En la administración de propiedades, es fundamental salvaguardar todos los datos para evitar dolores de cabeza y minimizar riesgos financieros.”"
Pero no te preocupes si no puedes hacer todo esto, con el software de Daytona tus datos están protegidos.
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En cuanto al manejo del dinero, esta ley no especifica cómo debe hacerse. Sin embargo, señala que el manejo de los recursos forma parte del presupuesto anual; que debe ser aprobado por la asamblea general de propietarios.
Por lo tanto, el dinero se debe gestionar de acuerdo con lo establecido por la asamblea. Lo mismo ocurre con el fondo de reserva, tal como se define en el artículo 35 de la ley 675; se creará un fondo para hacer frente a obligaciones o gastos imprevistos y el administrador tendrá acceso a estos fondos.
Ahora, para usar los fondos, primero debes obtener la aprobación de la asamblea general. Además, tener en cuenta las disposiciones establecidas en el reglamento de propiedad horizontal en materia de gestión del dinero.
Para evitar el riesgo de fraude, debes tomar ciertas decisiones arriesgadas. Por ejemplo, puedes optar por elegir proveedores serios aunque sean más caros o aprovechar los descuentos por compras al mayor.
Otras medidas de prevención del fraude incluyen:
Realizar inspecciones periódicas de las cuentas bancarias
Mantener al día el plan de mantenimiento
Proteger las actividades de la copropiedad a través de seguros.
Es fundamental contar con un sistema confiable para realizar un seguimiento de las finanzas. Uno que te permita actualizar los registros contables, realizar un seguimiento de los ingresos, gastos y más.
"Usar un sistema de gestión confiable es una buena manera de reducir los riesgos asociados con la administración del dinero.”"
Por ejemplo, el software de Daytona Intercloud facilita y optimiza la gestión administrativa, contable y financiera de las propiedades horizontales; además está disponible 24/7 porque se ejecuta desde la nube.
Nuestra solución integra toda tu información financiera, contable, facturación, cobranza y más. También contamos con portal de consultas y aplicación móvil para residentes.
El manejo de dinero en propiedades horizontales es un asunto delicado que requiere un alto nivel de honestidad y transparencia. Si sigues las recomendaciones de este artículo, no deberías tener problemas.
Aprovecha las ventajas que brindan las herramientas tecnológicas para una mejor gestión. Después de eso, están diseñados para que las tareas administrativas sean más fáciles y eficientes.
Además, al final del día, es preferible invertir en software especializado que lidiar con problemas; o sufrir dolores de cabeza por mala gestión del dinero o por exponer la copropiedad a riesgos financieros o fraudes. ¿Cierto?
