5 puntos claves para lograr optimizar el presupuesto en la propiedad horizontal

Optimizar presupuesto: como hacerlo en la propiedad horizontal

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¿Cómo optimizar presupuesto en la propiedad horizontal?

En materia de propiedad horizontal, optimizar presupuesto puede ser todo un desafío. Se trata de una herramienta obligatoria que favorece la gestión y plantea los recursos que serán obtenidos y utilizados en el siguiente periodo.

El presupuesto de las copropiedades debe ser elaborado por el administrador. Sin embargo, debe ser aprobado por el consejo de administración y la asamblea de copropietarios.

Pero ¿cómo optimizarlo? La respuesta está en realizar una planeación, administración y control del flujo del dinero y de las inversiones. Además, es clave entender los rubros de gastos y cuáles costos simplificar o sustituir.

El impacto de la inflación en la propiedad horizontal

La administración es la caja registradora de edificios y conjuntos considerados como propiedad horizontal. Por consiguiente, para evitar pérdidas de dinero y mantener buenas prácticas es fundamental optimizar el presupuesto.

Especialmente, tomando en cuenta que la inflación en Colombia llegó al 9,7% según cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística; por consiguiente, los responsables se enfrentan a la misión de mantener la copropiedad a flote.

Así como conservar el mejor nivel de la calidad de vida de sus copropietarios. Ahora bien, ante la inflación se pierde el poder adquisitivo de la moneda y en consecuencia, aumentan los precios de productos, bienes y servicios.

Esto incluye, vigilancia, aseo, agua, electricidad, materiales y útiles de limpieza, por mencionar algunos. No obstante, también crece el número de morosos en las comunidades de propietarios.

Esta situación complica la convivencia de los vecinos que se ven obligados a reorganizar sus prioridades. Especialmente, para hacer frente al pago de las cuotas de condominio.

"Para instar al pago de las cuotas, hay enmiendas incluidas en la Ley de Propiedad Horizontal que permiten restringir el uso de zonas comunes, como piscina y zonas deportivas a los morosos"

Por ese motivo, es necesario realizar ajustes en el presupuesto de propiedad horizontal que permitan hacer frente a la inflación. Además, analizar, entender e interpretar el estado financiero de la copropiedad para tomar mejores decisiones.

Consejos para optimizar presupuesto en la propiedad horizontal

Optimizar presupuesto: consejos para hacerlo en las copropiedades

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El uso de un presupuesto en las copropiedades es un mecanismo efectivo para identificar situaciones que requieran mejoras en la administración. También es una herramienta para prever circunstancias inciertas.

"Para optimizar presupuesto se requiere tener conocimiento del mercado, contar con experiencia en procesos llevados a cabo en propiedad horizontal y velar por el adecuado uso de recursos financieros."

En todo contexto, el primer paso es la modernización o automatización de los procesos implementando un software especializado como Daytona Intercloud. Así, se eliminan costos en papel, impresión, logística y horas de trabajo innecesarias.

En aras de optimizar los recursos en la copropiedad, hay una serie de consejos que vale la pena implementar. Por ejemplo, contratar servicios más completos para sustituir costos y ahorrar en el consumo de servicios públicos. Veamos cómo:

  • Servicios públicos

En este particular, hablamos de ahorrar en el consumo de los servicios públicos. Por ejemplo, sustituir el alumbrado de las áreas comunes por lámparas de bajo consumo o led. También, utilizar sensores de encendido y apagado automático.

Otro consejo es poner los ascensores en modo pasivo para reducir su consumo de energía; para reducir el gasto de agua utilizada en los jardines utilizar sistemas de riego por goteo o de agua de lluvia acumulada.

  • Insumos

Para ahorrar en la compra de insumos, una buena práctica es evitar las compras semanales, quincenales y mensuales. En consideración, sustituirlas por compras al por mayor de materiales y productos que se utilizan con mayor frecuencia.

En este contexto, un software especializado en propiedad horizontal como Daytona Intercloud permite gestionar mejores precios con proveedores. Al mismo tiempo, detectar posibles ahorros en distintas áreas.

  • Ingresos extras

Generar ingresos extras puede ser una tarea bastante sencilla. Por ejemplo, algunas propiedades horizontales han ganado dinero al aplicar buenas prácticas de reciclaje y venta de desechos.

"Para generar ingresos extras se puede recurrir a la renta de espacios para máquinas dispensadoras de alimentos, parqueaderos de visitantes para pernoctar vehículos, parques y salones de fiesta."

  • Servicios

En este contexto, la tecnología es una excelente aliada para tener acceso a software online como Daytona Intercloud. Especialmente, porque permite centralizar varios servicios.

Por ejemplo, facilitar la comunicación con los copropietarios, la gestión contable, administrativa y presupuestaria de las copropiedades. Todo eso, sin costos adicionales por licencias, usuarios o grandes inversiones en tecnología.

En este aspecto quizás no se logre ver de manera tangible el ahorro o la posibilidad de optimizar presupuesto. Sin embargo, los administradores y contadores de copropiedades utilizan mucho tiempo en la realización de tareas manuales como:

  • Envío de cuentas de cobro.

  • La contabilización de pagos.

  • La elaboración de recibos de caja.

  • El envío de estados de cuentas, paz y salvo.

  • La atención de reclamos por cobros no identificados.

  • Algún error de imputación.

Lo mejor es que todas estas tareas se pueden automatizar gracias a un software especializado en propiedad horizontal como Daytona Intercloud. Así, administradores y contadores pueden ahorrar tiempo y papelería.

Mejor aún, pueden optimizar la gestión de compras y lograr la inmediatez en la trasmisión de la información. Por consiguiente, tienen mayor disponibilidad de tiempo para conseguir optimizar presupuesto.

Conclusión

El objetivo de optimizar presupuesto en propiedades horizontales es lograr que el dinero que aportan los copropietarios rinda todo el año. Especialmente, si consideramos los efectos que tiene la inflación sobre el precio de bienes y servicios.

Es decir, la subida de la inflación produce aumento de los servicios públicos como el agua, la electricidad y el gas. En consecuencia, aumenta el número de morosos que se ven obligados a reorganizar sus prioridades para hacer frente a la situación.

No obstante, hay una serie de estrategias que se pueden poner en práctica para lograr optimizar presupuesto, generar ingresos y ahorrar. En ese proceso la digitalización es un aspecto clave y Daytona Intercloud es la herramienta.