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Las asambleas de copropietarios suelen ser reuniones con muchos asistentes y que casi siempre se prolongan más de lo estipulado. Pero, ¿cómo podemos organizar una asamblea en tiempos de crisis sanitaria? La asamblea virtual es la solución.
Bien sea para protegerse de un riesgo sanitario o para mantenerse en la vanguardia tecnológica, las asambleas virtuales son una realidad.
Así que, si quieres conocer un poco más sobre su realización y planificación, aquí te lo contamos todo. Acompáñanos.
Una asamblea virtual de copropietarios tiene las mismas características y procedimientos que una presencial. La mayor diferencia entre ambas se encuentra en la forma de asistencia.
“Las asambleas virtuales siguen las mismas bases que las presenciales.”
En una asamblea virtual pueden participar propietarios que estén presentes de forma física o también vía internet. Estas pueden ser de tipo ordinario o extraordinario, dependiendo de la pauta o temas a tratar.
Si bien son una gran solución en el contexto actual de la crisis sanitaria, es necesario planificar estas asambleas de la mejor forma posible.
Esto nos permitirá llevar la asamblea de forma eficiente y objetiva, evitando alargar la sesión. Igualmente, se deberán garantizar los medios y canales necesarios para que todos los propietarios puedan participar.
Actualmente hay muchas opciones de canales virtuales por los que se puede organizar una videoconferencia para la totalidad de los asistentes.
“Existen muchos canales y plataformas de videoconferencias donde se pueden realizar las asambleas virtuales.”
Las asambleas virtuales son una excelente alternativa para continuar con las discusiones de temas importantes para la copropiedad de una forma segura.
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Según lo indica la ley, las asambleas deben ser convocadas y notificadas con al menos 15 días calendarios de anticipación. En el caso de las asambleas virtuales, el procedimiento es el mismo.
La convocatoria de la asamblea debe ser notificada de forma pública en diversas áreas comunes de la copropiedad, y también de forma virtual. Para ello, será suficiente enviar una notificación o invitación por correo electrónico a todos los copropietarios.
En este correo o comunicación, se debe aclarar cuál será el canal determinado para participar en la asamblea. Plataformas como Zoom, Hangouts y Skype son algunas de las más usadas.
“Zoom y Hangouts son algunas de las plataformas más usadas para hacer las asambleas virtuales.”
Es importante validar con antelación el buen funcionamiento de la plataforma seleccionada y que todos los participantes puedan conectarse correctamente.
De la misma forma, se debe enviar la minuta de la asamblea y toda la información relacionada antes de la reunión. Así se ahorra tiempo en la sesión y se agiliza todo el proceso.
Al igual que en las asambleas tradicionales, es fundamental dejar un registro de todo lo conversado y decidido en la sesión. Esto debe hacerse de forma física en el libro de actas, pero también puede respaldarse de forma digital.
El acta y minuta de la asamblea debe hacerse llegar a todos los copropietarios. Una buena forma de hacerlo es por medio de un correo electrónico masivo.
También se debe dejar registro por escrito de las votaciones y las decisiones tomadas en la asamblea.
En caso de que alguno de los copropietarios no pueda asistir, puede designar a un apoderado para que tenga poder de voto en su nombre. Este apoderado tendrá la misma validez de participación de forma tanto física como virtual.
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Aunque ambas asambleas tienen la misma finalidad y siguen los mismos procesos, hay ciertos puntos que las diferencian.
Ciertamente, las asambleas virtuales son la mejor opción en la situación actual donde no se recomienda asistir a reuniones por motivos sanitarios. Sin embargo, también existen otros beneficios que podemos mencionar.
Una asamblea virtual representa una buena alternativa para los copropietarios que por diferentes razones no pueden asistir a las reuniones presenciales.
De igual forma, son una forma más fácil y práctica para realizar las reuniones. La vía digital permite ahorrar recursos y planeación en la logística o el uso de los espacios.
Un punto a favor de las asambleas presenciales es que el momento de la votación o las intervenciones pueden ser manejadas de forma más directa. Las videoconferencias donde participan muchas personas pueden ser un poco más difíciles de administrar.
Sin embargo, con una buena planificación y manteniendo a una persona como moderador de las intervenciones todo puede realizarse sin problemas.
Otro punto importante a recalcar es la realización del acta. En las reuniones presenciales puede bastar con una firma para guardar respaldo de la aceptación de las decisiones tomadas. En una asamblea virtual, se deben hacer unos pasos adicionales.
Una forma de hacerlo sería que cada copropietario envíe un correo electrónico indicando su conformidad con todo lo discutido en la asamblea. De igual forma, esta sería la misma vía por la que cada uno de ellos recibirá el acta y la información de interés de la reunión. También podrían ser usados otros medios tecnológicos para lograrlo.
Esto beneficia no solo a los copropietarios, sino también a la administración misma. Cuando la información se maneja de forma igualitaria por todos los involucrados, hay menos probabilidad de malentendidos o futuros reclamos.
Como podemos ver, una asamblea virtual es muy similar a una presencial, pero hay un fuerte factor de practicidad y comodidad que no se puede pasar por alto.
Y en este sentido, es importante que se tomen las medidas necesarias para poder realizar la asamblea de la forma más eficiente posible. Daytona Intercloud es una de las mejores plataformas de administración de propiedades horizontales, y será de mucha ayuda en la planificación de tus asambleas.
La asamblea virtual es un recurso que se está empleando cada vez con mayor frecuencia en las copropiedades. Es una alternativa práctica y también necesaria para estos momentos de contingencia sanitaria.
Y aunque surgió como una solución de emergencia, nos ofrece una nueva forma de asumir las reuniones de copropietarios.
La tecnología siempre está a nuestra disposición para ayudarnos. Debemos aprovecharla al máximo para mantenernos a la vanguardia.
Así que, si tienes una asamblea de copropietarios en puerta, considera la alternativa de asistencia virtual para sus participantes.
