¿Cómo hacer más efectiva e integral la gestión de propiedad horizontal?

La efectividad de la gestión de propiedad horizontal

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En ocasiones, la gestión de propiedad horizontal es asumida por personas que, en realidad, no son las más idóneas para ejercer ese rol. Es común ver que entre los copropietarios surja algún voluntario para hacer de administrador.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, son personas que tienen pocos o nulos conocimientos de gestión, no conocen en profundidad la normativa legal que rige la materia y no están familiarizados con herramientas que ayuden a mejorar los resultados.

En consecuencia, se termina con comunidades de vecinos caóticas en las que nada funciona bien. Los copropietarios permanecen descontentos y, mientras tanto, la figura del administrador queda cada vez más deteriorada.

En este post queremos explicarte qué implica la gestión de propiedad horizontal y cómo influyen en ella las herramientas digitales disponibles para este sector. Del mismo modo, te compartiremos varias estrategias para hacer más efectiva e integral la gestión.

¿En qué consiste la gestión de propiedad horizontal?

La gestión de propiedad horizontal consiste en la planificación, organización, dirección, ejecución y control de las diversas actividades relacionadas con la existencia y uso de un bien inmobiliario. Generalmente, esta pertenece a varios copropietarios.

Para llevarla a cabo, se requiere de la aplicación de ciertos conocimientos, así como contar con diversas habilidades. Asimismo, implica la dirección de recursos logísticos y humanos, necesarios para la satisfacción de las necesidades de la comunidad de copropietarios.

Entre las funciones que debe asumir el administrador de una o varias propiedades horizontales se encuentran:

  • Saber, cumplir y hacer cumplir la normativa legal vigente. Igualmente, conocer y respetar los lineamientos establecidos por los órganos reguladores de la propiedad horizontal.

  • Usar y distribuir de forma eficiente los recursos de la propiedad horizontal (económicos, humanos y físicos).

  • Realizar presupuestos de gastos e ingresos.

  • Emplear herramientas para la prevención y evaluación de riesgos.

  • Planificar, comprar bienes y contratar los servicios necesarios para el manejo de la propiedad horizontal.

  • Gestionar la cobranza mediante la aplicación de técnicas efectivas de recaudación.

  • Preparar reuniones de asambleas y elaborar informes de gestión.

“El uso de un software inmobiliario también te ayuda a mejorar los procesos y el rendimiento de tu empresa.”

Gestión tradicional vs. gestión digital

La gestión de bienes de propiedad horizontal tradicionalmente se ha manejado de forma empírica.

Asimismo, lo común es que los encargados de la gestión de las propiedades horizontales llevan a cabo sus procesos administrativos con poca digitalización. Todo ello, al margen de la rapidez y altos estándares de calidad que demandan los tiempos actuales.

Por lo tanto, los administradores no logran obtener buenos resultados en su gestión. Llegan agotados al final de su período (1 año, según la Ley 675 de 2001) y sin ningún logro significativo que se les pueda atribuir y que haya dado satisfacción a la comunidad.

En este sentido, las herramientas digitales son un gran aliado de la gestión administrativa de la propiedad horizontal.

En la actualidad, existen software especializados en esta área que facilitan y agilizan enormemente el trabajo de los administradores y lo hace mucho más efectivo.

Entre las características que presentan estos instrumentos de gestión se pueden mencionar:

Gran accesibilidad

El administrador puede desempeñar sus funciones en cualquier lugar que desee. Estos sistemas se encuentran alojados en la nube y es posible acceder a ellos desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

Están acorde con la normativa vigente

Estos sistemas están adecuados para que su funcionamiento aplique el cumplimiento de las normas legales que rigen la materia. Asimismo, muchos se actualizan periódicamente ante cualquier cambio en la normativa.

La gestión de propiedad horizontal y la digitalización

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Facilitan la comunicación con los copropietarios

Sus funciones contemplan, por ejemplo, la emisión de circulares y correos electrónicos masivos. Esto permite mantener una constante y rápida comunicación con los copropietarios en materias que estén relacionadas con la propiedad horizontal.

Son confiables y seguros

La información y la base de datos se encuentra completamente protegida. Esto, porque se contemplan perfiles de usuario con diversos niveles de autorización y con métodos de autenticación de identidad. Asimismo, están protegidos contra ataques cibernéticos.

“Los sistemas digitales para la gestión de propiedad horizontal ofrecen la ventaja de ser accesibles, por lo que el administrador puede trabajar desde cualquier lugar.”

Estrategias para hacer más efectiva e integral tu gestión

A continuación te mencionamos algunas estrategias que pueden contribuir a elevar el nivel de tu gestión:

  • Aplica la planeación estratégica: a partir de un diagnóstico, establece la ruta a seguir para alcanzar los objetivos estratégicos que necesita lograr la propiedad y la comunidad.

  • Apóyate en la tecnología: usa un sistema de gestión de propiedad horizontal para agilizar procesos. Igualmente, crea un canal digital que permita la interacción con la comunidad, como una página web, una app o las redes sociales.

  • Capacita constantemente al personal: principalmente, en temas legales y de gestión, así como el manejo de quejas y calidad de servicio.

  • Usa una adecuada señalización de las áreas comunes: no solo en temas de prevención, sino como herramienta pedagógica orientada a promover conductas adecuadas de convivencia.

  • Fomenta las relaciones públicas: para establecer acercamientos con autoridades e instituciones que puedan favorecer la gestión y generar beneficios a la comunidad.

“Una grandiosa estrategia para la gestión de propiedad horizontal es la elaboración de un plan estratégico que permita alcanzar los objetivos establecidos.”

La gestión de propiedad horizontal y estrategias efectivas

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Conclusión

Actualmente, la gestión de propiedad horizontal exige que se lleve a cabo de la mano de profesionales. Estos últimos deben contar con los conocimientos técnicos requeridos para garantizar resultados de alto nivel.

La digitalización generalizada hace necesario el uso de herramientas tecnológicas, incluso en el sector inmobiliario. En este contexto, Daytona Intercloud surge como una eficiente solución para facilitar la tarea del administrador de propiedades horizontales.

En definitiva, ya no queda espacio para la improvisación en esta materia. Una buena gestión garantiza el bienestar de los copropietarios, así como la mejor valorización de sus bienes inmuebles.

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