Photo by flickr
Llevar a cabo la autoadministración en el condominio parece ser la solución a muchos problemas de gestión. Sin embargo, hay que considerar, con relevancia, los efectos positivos o negativos que puede generar.
Sustituir al administrador suele aludir a falta de soluciones a inquietudes y necesidades del condominio y la comunidad. Pero la inexperiencia y falta de planificación, pueden resultar en una gestión más ineficiente.
El resultado depende, sin lugar a dudas, de saber priorizar, organizar y planificar de manera óptima. Además, el uso de un software confiable, funcional y seguro puede aportar mucho al proceso. Veamos cómo puede resultar.
Practicar la autoadministración representa, para muchos residentes y copropietarios, la forma ideal de gestionar condominios. Principalmente, porque una persona de la comunidad se encarga de administrar los recursos y tomar decisiones:
Es una de las principales ventajas de la autoadministración, especialmente, porque las personas que asumen la responsabilidad, no reciben remuneración. Aunque se les suele exonerar el pago de las cuotas de mantenimiento.
La convivencia diaria del autoadministrador le permite visualizar rápidamente los problemas que afectan al condominio. Además, lograr empatía con los vecinos.
En ese contexto, resulta más rápido, sencillo y fluido reportar, con confianza, los problemas.
Cuando se autoadministra, la comunidad se encuentra en contacto continuo con los problemas. Entonces, residentes y copropietarios, se pueden involucrar en la administración y toma de decisiones.
“La rotación adecuada de puestos propicia que todos conozcan las labores administrativas. Por ende, son conscientes del esfuerzo que realizan por la comunidad sus vecinos, al desempeñar cada función.”
Autoadministrar hace mucho más cómodo y tranquilo el contacto entre vecino administrador y comunidad. También significa que hará un trabajo a conciencia, ya que se encuentra gestionando parte de su patrimonio.
Photo by flickr
A pesar de los beneficios, también existen algunos contras:
El principal problema es que el autoadministrador tiene un nivel diferente de autoridad. Esto puede generar cambios en la convivencia, que se transformen en problemas personales e incluso pueden afectar los lazos de amistad.
“Se pueden presentar favoritismos entre residentes y copropietarios o, herir susceptibilidades en la toma de decisiones que causen fricción en la comunidad.”
El proceso de cobranza, particularmente con los morosos, generaría incomodidad por parte del residente administrador. En ocasiones, puede llegarse a encontrar con muchas barreras para la cobranza.
Principalmente, las que se derivan de la relación que existe entre vecinos y copropietarios. Lo mismo ocurre cuando la comunidad se siente inconforme con la administración que está llevando su vecino.
Muchos condominios no tienen la fortuna de tener residentes o copropietarios con experiencia y capacitación en administración. Debido a esto, asumir la autoadministración puede resultar un proceso complejo con pobres resultados.
Al mismo tiempo, representa una oportunidad para formar parte de un proceso de aprendizaje continuo en beneficio propio y del condominio.
En este punto hay dos tendencias:
El autoadministrador eterno con muchos años en funciones
Los cambios periódicos que se realizan cada año.
Aunque ninguno de los dos es malo, ambos tienen fuertes defectos:
El primero puede resultar en malas prácticas, ante la falta de monitoreo detallado por parte del comité de vigilancia.
El segundo, implica que el nuevo administrador puede no tener experiencia. En este caso, debe aprender a llevar la administración y continuar con las acciones de la administración anterior. También representa falta de estabilidad durante su periodo inicial.
Autoadministrar el condominio es una tarea de mucho desgaste para un equipo y más aún para una sola persona. Por esta razón, residentes y copropietarios quedan sin el más mínimo deseo de repetir.
Principalmente, por las presiones de ser consultado, ya que, al administrar su condominio, cada minuto en su casa es como estar en el trabajo.
Son muchas las situaciones incómodas que se pueden presentar durante la autoadministración del condominio. Sin embargo, hay 5 tips que pueden ayudarte en este proceso y mejorar la gestión:
Asegúrate de tener un reglamento de copropiedad que especifique temas para el buen funcionamiento como:
Eso de áreas comunes.
Derechos y obligaciones de residentes y copropietarios.
Reglas para los visitantes, entre otros.
De no existir, es deber del administrador formular y proponer uno que regule las cosas permitidas y las que no están. Además, sirve para regular las medidas a tomar cuando por ejemplo:
No paguen sus cuotas de mantenimiento.
Hacen fiestas en sus casas a altas horas de la madrugada, entre otras.
Se recomienda reunir un equipo de profesionales, con cartera abierta (albañil, plomero, electricista, jardinero y más). Ellos te pueden ayudar frente a la gran cantidad de problemas o situaciones que se presentan en el condominio.
“Las redes confiables y permanentes de proveedores suelen ser más tolerantes, para seguir trabajando, si llegase a haber retraso en los pagos.”
Con el resto de residentes y copropietarios para atender sus necesidades, conocerse mejor y limar asperezas. Cada 2 meses o cuando hay situaciones especiales es un buen comienzo.
Procura que se te entregue correctamente toda la información. Por ejemplo, saldos, dinero actual en caja, información sobre conflictos entre vecinos, demandas en curso y faltantes de dinero. Esto te ayudará a desempeñar mejor tu trabajo.
Es una tarea fundamental, ya que ahí registras todos los acuerdos de las asambleas. Recuerda que, para que sea legal, debe ser autorizado y revisado primero por el mismo comité de vigilancia.
Photo by Daytonaintercloud
Daytona es un software especializado para copropiedades desarrollado para que administradores, contadores o residentes autoadministradores puedan optimizar su forma de trabajar.
Daytona Intercloud es una herramienta segura y confiable que facilita y optimiza la gestión administrativa, contable y financiera de las propiedades horizontales. Nuestro software es totalmente funcional, accesible 24/7 y funciona desde la nube.
Nuestra solución integra toda la información financiera, contable, pagos, recaudación y más. Además contamos con un portal de consultas y APP móvil para residentes.
La autoadministración de condominio es factible, siempre y cuando se cuente con el apoyo de la comunidad y herramientas digitales que optimicen la tarea. Es una decisión que puede impactar fuertemente a la comunidad y el apoyo es vital.
Además, la falta de conocimientos y experiencia deben ser compensadas con asesoría externa especializada que apoye profesionalmente el proceso. Daytona tiene todo lo necesario para guiar hacia el éxito a los autoadministradores.
Nuestro software automatiza todas las tareas administrativas, contables, financieras y las asambleas, para mantener al día y en línea toda la información. Quieres saber más, contáctanos.