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El consejo de administración es un organismo creado con la finalidad de servir de intermediario entre los copropietarios y el administrador. Esta figura es de valor en las propiedades horizontales a pesar de no ser obligatorio en las de uso residencial.
Sin embargo, muchos analistas y especialistas en la materia lo consideran clave para hacer seguimiento a la gestión administrativa. Su creación se basó en la complejidad del funcionamiento de la persona jurídica en los edificios.
Debido a eso, fue que determinaron la necesidad de constituirlos. Veamos a continuación de qué se trata esta figura.
El consejo de administración es un órgano de control generalmente constituido en las propiedades horizontales o copropiedades. Este comité tiene como finalidad ejercer funciones de intermediario entre los copropietarios y el administrador.
Es fundamental señalar que no es obligatorio constituir este órgano en todos los edificios o conjuntos bajo el Régimen de Propiedad Horizontal. En los exclusivamente residenciales es potestativo de los copropietarios.
Sin embargo, en aquellos de uso comercial o mixto, con más de 30 bienes privados sí es de obligatorio cumplimiento. Cabe destacar, que para este caso no se deben tomar en cuenta los parqueaderos ni depósitos.
En aquellas propiedades de uso comercial o mixto, pero con menos de 30 bienes privados su constitución, es voluntaria o potestativa.
A pesar de lo descrito, en los estatutos de un edificio o conjunto residencial es posible establecer la constitución obligatoria de esta figura. Al menos, hasta que se haga una reforma estatutaria y se elimine su obligatoriedad.
O, en su defecto, se decida suprimir definitivamente de la figura del consejo de administración.
“El consejo de administración debe controlar la gestión del administrador y servir de intermediario entre éste, los copropietarios y demás residentes.”
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En su calidad de órgano asesor, consultor y consejero, un Consejo de Administración; está orientado a brindar de forma proactiva todo el apoyo, acompañamiento y direccionamiento gerencial a la administración.
En ese escenario, el consejo y sus miembros deben tener como política y filosofía promover las buenas prácticas administrativas. Así como, transmitir transparencia, apertura libre y abierta a toda la información de la propiedad.
Además, velar porque el ejercicio, como integrante de este órgano, se realice por la totalidad de los propietarios de la comunidad. Asimismo, actuar con total transparencia, disponibilidad y compromiso.
De tal forma que se convierta en un ejemplo y modelo de actuación profesional, para todos los que ingresen en su reemplazo cada año.
Todo eso a la par de adquirir la información y el conocimiento de toda la literatura legal normativa, reglamentaria y procedimental. Especialmente, de la propiedad horizontal y del régimen como tal.
Los miembros del consejo de administración deben ser electos en asamblea de copropietarios. Esto de acuerdo con lo establecido en el artículo 53 de la Ley 675 que rige esta materia.
En este sentido, bien sea obligatorio o voluntario, el consejo de administración debe estar conformado por un número impar de personas. Además, su integración tiene que ser siempre de 3 o más miembros.
Estas personas obligatoriamente deben ser propietarios de un inmueble o, en su defecto, un delegado debidamente apoderado. El delegado debe tener una autorización expresa en la cual indique que está representando a un consejero.
También es conveniente señalar que la ley no obliga que los miembros del consejo estén solventes en las cuotas de administración. Sin embargo, muchos reglamentos o estatutos de propiedad horizontal sí lo exigen.
En consecuencia, los copropietarios morosos están restringidos para formar parte del consejo de administración.
Finalmente, todos los miembros del consejo tienen las mismas facultades y la toma de decisiones se hace en conjunto.
“El consejo de administración está conformado por copropietarios o, en su defecto ,delegados expresamente autorizados por estos.”
El consejo de administración es un órgano de la propiedad horizontal. En ese contexto, su función principal es servir de intermediario entre los copropietarios y el administrador.
Ahora bien, según establece el artículo 53 de la Ley 675 de 2001, este órgano debe ser constituido de manera obligatoria en:
Las propiedades horizontales o conjuntos de uso comercial o mixto, integrados por más de 30 bienes privados. Esto, sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos.
No obstante, debe ser creado de manera potestativa en:
Los conjuntos destinados a su uso comercial o mixto, que contengan un número inferior o igual a 30 bienes privados. Esto es sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos.
Los edificios o conjuntos destinados a uso residencial, integrados por más de 30 bienes privados. Sin tener en cuenta parqueaderos o depósitos, pero previa aprobación de la asamblea de propietarios.
Ahora bien, el consejo de administración debe estar conformado por un número impar de integrantes. Por consiguiente, es necesario que se constituya con mínimo tres miembros.
Se debe tener presente que es preciso que sean propietarios o sus delegados. Esto es en caso de que los primeros no puedan asistir a las reuniones.
Finalmente, la elección de los consejeros es realizada por la asamblea de propietarios mediante quórum; es así, para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 45 de la mencionada Ley 675 de 2001.
En cuanto a las funciones del consejo de administración y sus miembros hay que comenzar explicando que estos cumplen una función social. Es decir, que ejercen su cargo ad honorem, en razón de lo cual deben actuar en pro del bien común.
Además, están comprometidos a distinguirse por cumplir cabal y fielmente con el reglamento o los estatutos de propiedad horizontal. En este sentido, los consejeros no deben tener privilegios ni recibir beneficios producto de su ejercicio.
Ahora veremos algunas de las funciones más comunes establecidas en los diferentes reglamentos o estatutos de propiedades horizontales:
Su principal función está orientada a apoyar, acompañar y direccionar de manera gerencial a la administración. Esto en su calidad de órgano consejero, consultor y asesor. Además, aplica en todo lo relacionado con las políticas, directrices, planes y estrategias aprobados en asamblea.
Debe actuar de manera proactiva para que los objetivos principales de la propiedad sean alcanzados. Teniendo como premisa su función social y ecológica.
Contratar y remover al administrador cuando así lo considere conveniente en función del bienestar de la propiedad. Además, fijar su remuneración y velar porque cumpla fielmente sus obligaciones.
Vigilar que los recursos sean invertidos correctamente conforme al destino aprobado en asamblea general. Esto aplica incluso para los fondos de imprevistos.
Proponer oportunamente la realización de mejoras de obras, reparaciones, reconstrucción total o parcial del inmueble. Así como la forma de distribución del costo entre los copropietarios.
Dictar los reglamentos internos que deben normar el orden y el aseo en la copropiedad.
Imponer a los propietarios, arrendatarios y demás ocupantes de la propiedad, las sanciones a que hubiera lugar por el incumplimiento de las normas.
Presentar ante la asamblea general el informe de su gestión anual y el proyecto de presupuesto de gasto elaborado por el administrador.
Hay muchas otras funciones del consejo. Expertos en la materia recomiendan estructurar un documento para los consejeros. En este estarán establecidas las obligaciones, responsabilidades y prohibiciones a las que se sujetan.
También estarán descritas las condiciones con respecto a su instancia y renuncia al cargo.
“Su principal función es la de acompañar, apoyar y direccionar la gestión del administrador, además de ser intermediario entre este último, los propietarios y demás residentes.”
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En todo conjunto o propiedad horizontal el papel que realiza cada miembro del consejo forma parte esencial para la toma de decisiones. Además, su labor se relaciona completamente con el trabajo del administrador de la copropiedad.
Ahora bien, ser miembro de un consejo de administración no es una mera figura decorativa. Más bien, se trata de una función que es indispensable cumplir con estricto apego a la ley y al reglamento de propiedad horizontal.
En ese escenario, es en el reglamento de la copropiedad que se debe establecer quiénes pueden ejercer como consejeros. No obstante, en general, se establece que quienes quieran postularse para esta labor deben:
Ser propietarios de una unidad privada del conjunto o, en su defecto, su delegado. No obstante, la propiedad debe ser corroborada mediante certificado de tradición y libertad vigente de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos correspondiente.
Estar a paz y salvo con las cuotas de administración y demás obligaciones de la copropiedad.
Ser empático, ético y, preferiblemente, contar con conocimiento sobre la propiedad horizontal.
Finalmente, se debe aclarar que el administrador de propiedad horizontal no puede ser parte del consejo.
El consejo de administración tiene como principal finalidad servir de intermediario entre los propietarios, residentes y el administrador. Para hacer más efectiva su labor es fundamental modernizar la administración de las copropiedades.
Un software especializado como Daytona Intercloud puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero al ser una plataforma eficiente de administración de copropiedades.
Esta herramienta facilita el trabajo del administrador y del consejo al automatizar las tareas repetitivas. Además, centraliza la información y ayuda a crear canales efectivos de comunicación entre todos los involucrados e interesados.
Lo hace al conectar a los copropietarios, residentes, administradores y miembros del consejo. Además, agiliza la gestión de los recursos, aumenta la transparencia en la administración, la rendición de cuentas y mejora la convivencia.
