Arrendamientos: puntos importantes para gestionar adecuadamente los contratos

Contratos de arrendamiento puntos importantes para su gestión

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Son muchas las empresas que deben celebrar un contrato de arrendamiento de un inmueble o un bien. Se trata de un documento de carácter legal firmado entre el arrendador y el arrendatario.

Este contrato de arrendamiento establece los derechos y las obligaciones entre ambas partes. Además, tiene un plazo de vigencia determinado y determina las normas de uso del inmueble.

Ahora bien, son muchas las dudas y preguntas que surgen tanto en arrendatarios como en arrendadores. En este artículo trataremos algunas de ellas: la duración del contrato, su renovación y otros aspectos importantes.

¿Qué son los contratos de arrendamiento?

El contrato de arrendamiento es un documento de carácter legal firmado entre dos partes, el arrendador y el arrendatario. Se hace para celebrar el arriendo o alquiler temporal de un inmueble o un bien por el pago de un precio cierto.

Además, tiene la capacidad para implicar a dos o más personas. Adicionalmente, los sujetos firmantes adquieren derechos y obligaciones a beneficio de cada uno de ellos.

Estos derechos y obligaciones deben ser cumplidos una vez aceptado y firmado el contrato. Finalmente, el contenido del contrato debe ser convenido entre ambas partes.

En Colombia este documento legal está regulado por el Código Civil. Allí, en el artículo 1973, se define como un contrato en que las dos partes se obligan recíprocamente.

En este contexto, señala: “la una a conceder el goce de una cosa, o a ejecutar una obra o prestar un servicio”. Finalmente indica: “y la otra a pagar por este goce, obra o servicio un precio determinado”.

“El contrato de arrendamiento es un acuerdo mediante el cual un sujeto permite que otro utilice temporalmente un bien mueble o inmueble de su pertenencia.”

¿Qué tener en cuenta al gestionar los contratos de arrendamiento?

Contratos de arrendamiento: qué son

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Muchas empresas del sector inmobiliario se dedican a administrar o gestionar decenas o incluso centenas de contratos de arrendamiento. En este particular, existen algunos factores que se deben considerar para hacerlo de manera óptima.

Es necesario implementar procesos eficientes, reducir gastos, disponer de información confiable y en tiempo real. En este sentido, contar con un software especializado facilita 95% la gestión y optimiza la toma de decisiones.

Estas decisiones serán las más adecuadas y estarán alineadas con las estrategias del negocio. Además, un software especializado ayudará a tener un mejor control de todos los aspectos relacionados con los inmuebles.

Estos aspectos incluyen: inventario, vencimientos, alertas, facturación electrónica, incrementos, renovación e incluso publicidad en el sitio web. Ahora, veamos qué se debe tener en cuenta para gestionar de manera eficiente los contratos de arrendamiento.

Vencimiento

La duración de un contrato de arrendamiento es uno de los aspectos de mayor importancia a considerar. De su vencimiento dependen las prórrogas, e incluso, algún tipo de indemnización económica para el arrendatario o el arrendador.

El vencimiento del contrato de arrendamiento podrá ser pactado libremente por las partes interesadas. Ahora bien, llegada la fecha de culminación este podría renovarse o prorrogarse de manera automática; salvo que alguna de las partes manifieste dejar rescindir el contrato o no renovarlo.

“El contrato de arrendamiento debe establecer de manera clara la fecha de vencimiento, así como la posibilidad de renovarse o prorrogarse.”

En este particular, es fundamental contar con un software especializado que notifique con antelación las fechas de vencimiento. De esta manera, los responsables de la gestión podrán decidir con suficiente tiempo la acción a seguir.

Alertas

Un software especializado en gestión de contratos de arrendamiento mejor conocido como Lease Administration, permite optimizar todos los procesos involucrados. Entre ellos, destaca la emisión de alertas automáticas y de noticias importantes.

Estas alertas incluyen:

  • Inicio de contrato.

  • Contratos próximos a vencer.

  • Emisión de facturas.

  • Pagos vencidos o por vencer.

  • Retrasos en los pagos.

  • Actualización de rentas.

  • Tiempos de preaviso entre otras alertas configurables.

Facturación electrónica

Manejar grandes cantidades de contratos de arrendamiento implica tener que generar la misma cantidad de facturas y recibos. Con un software especializado es posible la generación automática de facturas electrónicas.

Además permite editar los datos de facturación del propietario y del inquilino, desglosar la renta y añadir métodos de pago. También es posible incluir el logo de la empresa, comentarios o pie de la factura, entre otros.

En general, este proceso está integrado con los sistemas contables y con los de conciliación bancaria.

Incrementos

El incremento de la renta y la fecha en que se empezará a aplicar debe estar determinado en el contrato de arrendamiento. Estos pueden establecerse para ser efectivos en algún momento de la duración del contrato o a su renovación.

En todo caso, un software especializado le avisará cuándo se debe aplicar un determinado incremento de la renta. Además, tiene la capacidad para aplicarlos y notificar a las partes interesadas y actualizar los contratos con el nuevo importe.

Finalmente, mantiene el histórico para conocimiento de todos los involucrados e incluye otros tipos de incrementos.

“El contrato de arrendamiento debe detallar si durante el transcurso de su vigencia habrá incremento de la renta o esta será fija por el tiempo que dure.”

Renovación

La duración de un contrato de arrendamiento es acordada por las partes libremente. Dependiendo de su vigencia, la renovación obligatoria o automática puede ocurrir en momentos diferentes, si ninguno de los interesados decide lo contrario.

Este aspecto puede ser fácil de gestionar con un software especializado el cual emitirá avisos de fin de contrato de arrendamiento. Además, notificará mediante alertas la renovación automática o prórroga obligatoria.

Todo esto, según lo estipulado en el contrato de arrendamiento.

Contratos de arrendamiento: software especializados para su gestión

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Conclusión

En este artículo planteamos algunos de los puntos más importantes a tener en cuenta en la gestión de contratos de arrendamiento. Comenzamos estableciendo qué son y cómo están definidos en el Código Civil colombiano.

Ahora bien, es común pensar que administrar y gestionar decenas o centenas de contratos de arrendamiento puede ser una tarea compleja.

Sin embargo, con un software especializado como Daytona Cyber es posible hacerlo eficientemente y sin complicaciones. Además, está integrado con el software contable, manejo de proveedores e inventario y gestión de compras.

También incluye control de nómina y recurso humano, entre otras aplicaciones especializadas para la gestión efectiva de grupos inmobiliarios. Con este tipo de herramientas la gestión de contratos de arrendamiento puede ser una tarea sencilla.