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Para administrar eficientemente una propiedad horizontal es clave contar con un plan de trabajo. Este documento señala el camino a recorrer para alcanzar distintos objetivos. ¿Cómo se diseña? Sigue leyendo que te lo contamos en este artículo.
Lo primero que hay que destacar es que para diseñar un plan de trabajo exitoso no hay una fórmula mágica. Pero si se realiza una serie de pasos, que si se siguen sistemáticamente, harán las tareas más ágiles y se cometerá el mínimo de errores.
Si bien las dinámicas de los condominios no son iguales, se pueden establecer cinco etapas básicas para generar un buen plan de trabajo.
El administrador cumple con roles importantísimos en el día a día de una propiedad horizontal. Para poder desarrollarlos sin inconvenientes es necesario tener una planificación de las actividades ordinarias y extraordinarias.
Y es que sin una línea trazada por la cual andar, se pueden obviar requerimientos prioritarios para la comunidad de propietarios. Es precisamente este el punto de partida para crear un plan de trabajo: conocer las necesidades reales de la P.H.
El administrador, aunque tenga potestad para ciertas labores cotidianas, no tiene la última palabra para tomar decisiones. Consultar con los propietarios es primordial para comenzar a trazar lo que será el plan de trabajo.
Los propietarios son los que decidirán lo que quieren, por ejemplo, realizar algún tipo de mejora en la propiedad horizontal. Es tarea del administrador, conversar con los dueños de los inmuebles y entender sus necesidades e inquietudes.
Una vez sondeadas estas necesidades en asamblea, se determinarán los objetivos que se aspiran cumplir para el siguiente periodo. Recordemos que solo durante las asambleas se pueden aprobar ideas o proyectos que afecten la P.H.
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Una vez elegido los proyectos que se van a efectuar durante un periodo, lo siguiente es planificar tareas. Estas tareas, en conjunto, son las que llevarán a completar el objetivo o meta final.
Pero para no dejar nada al azar, es necesario, por ejemplo, el uso de la tecnología para organizar y planificar. Un software de gestión puede facilitarte todas estas acciones.
Tener un calendario actualizado con todas las tareas cumplidas y por cumplir ofrecen un panorama claro. Además, permite hacer auditorías para verificar si se están cumpliendo o no con todas las tareas preestablecidas.
Además de minimizar errores, estas herramientas digitales agilizan pequeñas tareas. Labores que si bien son necesarias, roban el tiempo del administrador. Con un software de gestión se pueden concentrar en actividades más productivas.
Las actividades, por simple que parezcan, pueden conllevar riesgos. Cuando se crea un plan de trabajo, estos riesgos tienen que ser considerados. ¿Por qué razón? Para evitar la pérdida de recursos, tanto financieros como de tiempo.
¿Qué se considera un riesgo cuando hablamos de planes en una P.H.? Por ejemplo, la falla de un proveedor de servicios. Digamos que se está haciendo el mantenimiento de un elevador y las piezas de repuesto solo las vende un proveedor.
¿Qué pasaría si ese proveedor no tiene en inventario las piezas que se requieren para la reparación? En ese caso, ese es un riesgo que hay que considerar a la hora de hacer un plan de trabajo.
En el plan de trabajo se debe especificar una posible solución para ese inconveniente de llegar a presentarse. Pero que exista el riesgo, no significa necesariamente que suceda, aunque se tiene que estar preparado.
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Los condominios funcionan con presupuestos. Y en muchas oportunidades estos cálculos son muy ajustados o no dejan demasiado margen de maniobra. Es por ello que el administrador debe estar un paso adelante.
Al generar un plan de trabajo, el administrador tiene que, con mucha precisión, determinar los recursos que se necesitan, no solo a corto plazo, sino también a mediano plazo.
Los recursos son limitados y para solicitarlos de forma extraordinaria, puede pasar un tiempo considerable. Si no se hace un buen cálculo de los recursos a necesitar, es posible que no se alcancen con éxito los objetivos.
Y como lo que no se mide no se puede mejorar, hacer una evaluación del plan de trabajo al concretarlo es esencial. De esta manera, se pueden detectar los puntos fuertes del proceso para reforzarlos y los débiles para ajustarlos.
Se debe evaluar no solo el resultado final. Cada paso del plan tiene que ser auditado. El administrador junto a la directiva de la asamblea de propietarios tienen que estar al tanto de todos estos procesos.
Igualmente, esta evaluación o auditoría tiene que estar disponible para que los propietarios tengan acceso a ella. Esto genera confianza en la gestión del administrador y en la posibilidad de éxito de los siguientes planes de trabajo.
Una de las mejores maneras de optimizar la gestión del administrador es controlando tareas con un plan de trabajo. Esta guía le permite dar prioridad a los temas que le interesan a los propietarios sin descuidar otros también importantes.
Es fundamental tomar en cuenta factores como los riesgos y los recursos para que los planes de trabajo cumplan su cometido. Además, el uso de la tecnología se hace necesario para optimizar procesos y evitar errores.
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