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¿Sabes qué es la nómina electrónica? Es un nuevo formato del documento de soporte de pago empresarial que te brindará muchos beneficios.
El campo de la administración en papel cada vez se reduce más y le abre paso al mundo digital. Así, ahora es el turno de los soportes de pago de nómina, y un “pequeño” cambio de formato, supone muchas ventajas y apoyos para la empresa.
La nómina electrónica pertenece a una resolución que ya entró en vigencia en Colombia. Así que, si aún no la conoces, aquí te contamos todo lo que debes saber sobre ella.
La nómina electrónica es el nuevo documento de soporte de costos, deducciones e impuestos descontables que reciben los empleados por parte de la empresa.
“La nómina electrónica es el nuevo formato del documento de soporte de costos y deducciones de las empresas.”
Este nuevo formato fue anunciado por la DIAN en la resolución 13 del 11 de Febrero de 2021. En ella, se indicaron los detalles de su implementación, sistema de facturación electrónica y funcionalidad del soporte de nómina electrónica. Este documento incluye además otras disposiciones en torno al documento de soporte y la factura electrónica.
Viéndolo desde el punto de vista administrativo, la nómina electrónica tiene las mismas funciones y aplicaciones que la nómina tradicional.
Este nuevo formato digital se presenta como una alternativa ecológica y más eficiente para la administración empresarial.
Además de todo esto, la nómina electrónica es solo un paso más hacia el camino de la sistematización de las compañías. Esto se hace con el fin de tener procesos administrativos más eficientes y más modernos.
“La nómina electrónica tiene las mismas funciones que la nómina tradicional, pero desde un formato digital.”
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La principal ventaja que podemos mencionar de la nómina electrónica es el factor ecológico. Ciertamente, todo documento físico del que podamos prescindir puede ser un gran apoyo para reducir el consumo de papel en las empresas.
Pero esto no es una ventaja meramente ecoamigable, también supone un gran ahorro económico para la empresa. Un menor consumo de papel para los comprobantes de los pagos de nómina permite un mejor aprovechamiento de los recursos físicos y monetarios. Esto es algo que no se debe pasar por alto.
Y más allá de eso, manejarnos bajo una nómina electrónica nos ayuda a ser más eficientes en la administración y nos permite trabajar bajo sistemas automatizados.
“La nómina electrónica nos permite tener un flujo de trabajo automatizado.”
Esto es algo positivo para las empresas con muchos empleados, donde entregar los soportes de pago físicos a cada miembro puede ser engorroso.
Otro punto importante es el control fiscal. Por medio de la nómina electrónica, las autoridades fiscales pueden conocer los detalles de los recursos que son destinados a los trabajadores.
Esto facilita las posteriores declaraciones y reportes, al igual que permite llevar un proceso de pago más transparente.
De la misma forma, también debemos mencionar el factor de vanguardia y tecnología. Si estamos interesados en mantener nuestra empresa vigente en los nuevos sistemas administrativos, la nómina electrónica es un elemento que no olvidaremos.
Los avances no solo benefician los procesos administrativos internos, también ayudan a optimizar el trabajo y las funciones de nuestros empleados. Esto se traduce en mejores resultados en las tareas y un eficiente aprovechamiento del tiempo.
Por último, también podemos mencionar las ventajas en el campo de almacenamiento y mantenimiento de archivos.
Con un formato digital, todos los comprobantes y recibos de nómina pueden resguardarse fácilmente en una computadora o en la nube. Así que también podremos olvidarnos de las interminables estanterías con carpetas llenas de hojas.
Esto también supone una ventaja para los empleados. De esta manera podrán llevar un control más sencillo y práctico de sus cobros y pagos de forma digital y segura.
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Están obligados a generar, transmitir y validar la nómina electrónica todos los contribuyentes que realizan pagos o abonos a cuentas relacionadas con una vinculación laboral.
También se incluyen los pagos legales o reglamentarios a pensionados o a toda persona que requiera el uso de dichos pagos como costo o deducción.
Igualmente, están obligados al uso de la nómina electrónica las entidades de orden nacional o territorial. Igualmente a los que no están obligados a emitir factura electrónica.
Según la resolución 13 publicada en Febrero de 2021, el documento de soporte de la nómina electrónica debe generarse de forma mensual. La misma debe transmitirse en los primeros 10 días del mes siguiente al que generó la información.
Las fechas de inicio de aplicación de esta nueva normativa dependen de la cantidad de empleados con los que cuente la empresa.
La nómina electrónica es un paso más hacia la sistematización de las empresas que está siendo impulsada por los organismos colombianos. Su implementación supone no sólo un beneficio administrativo, sino también uno ecológico y sustentable.
La implementación de este nuevo formato de soporte administrativo les permite a las empresas ahorrar recursos de personal, económicos y de logística.
Además, con la nómina electrónica podremos tener un sistema de registro y almacenamiento de datos mucho más práctico y eficiente. Así ahorramos espacio, tiempo y esfuerzos.
Son diversas las razones por las que tu empresa debe iniciar el proceso de la implementación de la nómina electrónica.
Sin embargo, una de las más importantes es poder mantenerse a la vanguardia de los sistemas administrativos empresariales.
También podemos mencionar el impulso hacia un mejor proceso de administración interna dentro de la empresa.
Asimismo, un esfuerzo por ofrecer mejores beneficios laborales a nuestros empleados.
Este tipo de cambios en ocasiones pueden ser un reto para la empresa, pero todo se hace mucho más fácil con el uso de las herramientas adecuadas.
Este es el caso de Daytona Cyber, un software especializado que te ayudará en estas y otras muchas áreas de la administración de tu empresa.
Así que no esperes más y empieza a implementar las nóminas electrónicas para el beneficio de tus empleados y de toda la empresa.
