Nómina electrónica en Colombia: descubre cómo Daytona puede ayudarte

pago de nómina electrónica en colombia

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La nómina electrónica en Colombia es el nuevo formato implementado por la DIAN para el control de pago a empleados en las empresas, el cual ahora es una obligación.

Estos cambios claramente responden a la necesidad de la modernización y automatización de los procesos en el país. Así, su implementación no solo beneficia al gobierno, sino también a los empleadores.

Si aún no has hecho la transición a la nómina electrónica o quieres mejorar tus procesos, aquí te damos algunos datos que te serán de ayuda.

¿Qué puedes manejar con una nómina electrónica?

Cuando hablamos de la nómina electrónica, nos referimos al nuevo formato de gestión y control implementado por la DIAN. Sin embargo, para fines prácticos, tiene los mismos campos de gestión que las nóminas tradicionales.

Con ella manejarás los registros de pago y facturación de los empleados, deducciones, bonos, beneficios y todo tipo de cobro al empleador.

“La nómina electrónica cumple las mismas funciones que la tradicional, pero de una forma más eficiente.”

Además, funciona como comprobante de pago a entregar al empleado, con la particularidad de que todo se hace de forma digital.

Esto no solo representa un factor ecológico por la reducción del papel, también supone un avance en la digitalización y automatización de las empresas. De este modo, los procesos administrativos se hacen más óptimos, rápidos y eficientes.

Este proceso lo habían estado desarrollando diversas empresas de forma interna. En la actualidad ya es una obligación dictada por la DIAN.

La principal razón es que estos comprobantes y registros también funcionan como data digital de la administración de las empresas.

Este formato los hace mucho más fáciles de procesar y analizar por los organismos pertinentes; sirve como base para las posteriores declaraciones regulares.

¿Qué debes tener en cuenta al preparar una nómina electrónica en Colombia?

Para poder gestionar la nómina electrónica en Colombia hay varias cosas que debes considerar. Tal vez la más importante de todas es entender bien cuál es el funcionamiento y aplicación de esta modalidad.

“Para poder implementar la nómina electrónica de forma correcta, hay que entender su funcionamiento y gestión.”

Así, primeramente debes conocer cómo se genera. Así como ocurrió en la implementación de la factura electrónica, los softwares administrativos incluirán un apartado especializado en la nómina electrónica.

Es por ello que es tan importante contar con un sistema o programa que esté avalado por la DIAN; ya que la compatibilidad de formatos es clave para su posterior envío y control.

La nómina electrónica debe ser implementada por todo contribuyente que contrate personal. Igualmente, también aplica para quienes quieran generar un registro de costos y gastos relacionados con la nómina.

Este documento debe generarse mensualmente y en concordancia con los pagos que se realizan a los trabajadores. Por último, se debe enviar a la DIAN el reporte de soportes de pago los 10 primeros días del mes siguiente del registro.

A pesar de ser un proceso bastante sencillo de seguir, es importante manejarlo estrictamente y bajo los parámetros establecidos. Con la ayuda de un software de gestión podremos evitar fallas o incumplimientos en las fechas.

software de gestion en computadora

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La DIAN exige la implementación de la nómina electrónica en Colombia

Desde que la resolución de la nómina electrónica fue anunciada en febrero del 2021, la DIAN exige su implementación en toda empresa que maneje personal. Esto responde a un plan de automatización y optimización de los procesos administrativos gubernamentales.

“La implementación de la nómina electrónica es una obligación dictada por la DIAN.”

Tomando esto en consideración, podemos ver la importancia de implementar correctamente la nómina electrónica.

Así, no solo facilitaremos los procesos y controles internos de la empresa, también las declaraciones a los organismos correspondientes.

Según estas regulaciones, los softwares y programas contables que usen las empresas deben ser compatibles con las herramientas de la DIAN. Esto ayuda a unificar el proceso y que se pueda generar de forma segura y efectiva.

Errores que pueden evitarse con el uso de una nómina electrónica

Cuando realizamos procesos administrativos de forma manual, es muy probable que se presenten ciertas fallas o errores. Lamentablemente esto es algo muy común en las empresas y que genera diversos problemas y contratiempos.

Al contrario, si trabajamos bajo una modalidad automatizada y digital, las fallas humanas se reducen al mínimo. Esto se debe a que los softwares y programas especializados nos ayudan a corregir y detectar los errores oportunamente.

En este sentido, y enfocados en la generación y gestión de nóminas, la opción electrónica nos puede ahorrar varios errores. Algunos de ellos son:

  • Colocar campos o valores incorrectos en la nómina.

  • Contratiempos para la elaboración del registro de los pagos.

  • Cálculos errados en los ítems individuales o totales.

  • Olvido de los horarios y fechas de entrega de los informes y reportes.

Como verás, estos errores no solo perjudican a la empresa, también a los trabajadores. Es por eso que implementar un software de gestión para controlar la nómina electrónica en Colombia es una acción de prioridad mayor.

departamento de nómina

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¿Por qué tu empresa necesita el software de gestión de nóminas de Daytona?

El software de gestión de nómina de Daytona es la herramienta perfecta para gestionar su nómina electrónica en Colombia.

No solo te brinda una plataforma compatible con las exigencias de la DIAN, también mantiene un control interno de los pagos y nóminas.

Estos registros automatizados evitan los errores y fallas que puedan afectar a tu empresa y a los empleados.

Daytona tiene una amplia experiencia en el campo de los softwares contables, y tiene las herramientas justas para brindarte la gestión que necesitas.

Con una interfaz amigable y fácil de manejar, la transición hacia la digitalización será muy sencilla.

Además, con la implementación del software de gestión para el control de nómina, tendrás toda la data a tiempo para tus declaraciones anuales. Así también puedes evitar multas y sanciones.

Conclusión

La digitalización de los procesos administrativos ha llegado para quedarse, y la nómina electrónica en Colombia es la prueba de ello.

El trabajo en conjunto de la DIAN con los diversos softwares de gestión nos garantiza un formato estandarizado; así nos facilitará mucho las tareas administrativas.

Así, Daytona es una de las mejores opciones de softwares para tu empresa. Contáctanos y ponte al día con las obligaciones gubernamentales y mantente a la vanguardia tecnológica.