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La administración financiera es uno de los aspectos más delicados de la gestión de condominios y edificios. Conseguir su eficiencia resulta imperativo si se quiere mantener la armonía en la comunidad, afortunadamente existen herramientas para ello.
Hoy te contaremos sobre un instrumento tecnológico que puede ayudarte en la administración financiera de un condominio. Te diremos en qué consiste, cómo utilizarlo y qué ventajas aporta.
Sigue leyendo y conoce de qué se trata.
Un bien inmueble que tiene varios copropietarios, plantea algunos problemas administrativos. ¿Quién paga los servicios? ¿Estos pagos son gravables con impuestos? ¿Quién administra las áreas compartidas, como escaleras y ascensores?
Es por eso que surgió el concepto de administración financiera en copropiedades. Una serie de prácticas que se convirtieron en reglamentarias para la gestión de las finanzas de esa propiedad colectiva.
Como la propiedad comparte gastos en común, se crea una cuota mensual para cubrirlos. También se generan pagos especiales para hacer reparaciones, mejorías y otros gastos de amortización que demande la propiedad.
Administración financiera es el nombre que recibe la debida gestión de los recursos de una propiedad horizontal. Es decir, administrar el dinero con el que se pagan los servicios, los impuestos y las mejoras que requiera el condominio.
En algunos países, como Colombia, se acostumbra a que estas gestiones las realice un vecino designado para ello. Aunque también existen empresas especializadas en administración financiera de edificios.
El Estado, por su parte, regula la administración financiera de condominio y copropiedades. Lo hace para evitar abusos, excesos y para otorgar garantías a los copropietarios.
“La administración financiera de condominios y copropiedades se refiere a la debida gestión de los recursos financieros con que se pagan servicios y mejoras al bien inmueble”
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Pueden variar de un edificio a otro, pero en general existen responsabilidades de las copropiedades en el manejo contable. Algunas son responsabilidades derivadas de su labor. Otras son obligatorias por ley.
Veamos las principales responsabilidades de las copropiedades en el manejo de la contabilidad:
1. Cobrar las cuotas mensuales y pagos especiales. Al momento de hacerlo, aunque el pago está exento de impuestos, se debe emitir una factura o cuenta de cobro como comprobante de pago. Esto sirve también para saber qué vecinos están morosos y cuáles al día.
2. Manejar una cuenta bancaria dedicada exclusivamente al cobro de condominio. Es ilegal recibir pagos en cuentas que no estén acreditadas a la persona jurídica de la copropiedad. Hacerlo genera graves sanciones fiscales.
3. Llevar libros de contabilidad. En Colombia todas las personas jurídicas están obligadas a llevar contabilidad en libros. Eso incluye a las entidades legalmente constituidas de las propiedades horizontales, aunque no tengan fines de lucro.
4. Cobrar a los morosos o iniciar pleitos con ellos en caso de que se nieguen a pagar. Recordemos que la administración financiera de copropiedades defiende los mejores intereses para todos. Por ello debe tener políticas estrictas contra la morosidad.
“Cobrar las mensualidades, manejar una cuenta bancaria exclusiva, llevar libros de contabilidad y evitar la morosidad, son algunas de las obligaciones de la administración financiera en copropiedades”
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Estas responsabilidades parecen abrumadoras, pero hay herramientas que nos facilitan cumplirlas. Integrar la tecnología mejora de forma exponencial la administración financiera de nuestras copropiedades.
Por eso queremos hablarte de Daytona Intercloud, un software especializado en propiedades horizontales. Su diseño y funcionamiento está pensado para facilitar todas las labores ligadas a la administración financiera de los condominios.
Pero, ¿de qué sirve tener un software así? ¿Qué funciones cumple Daytona InterCloud para facilitar la administración financiera de condominios y edificios?
Para responder a esas preguntas, revisemos sus principales características:
Contabilidad y facturación
Manejo de proveedores e inventarios
Gestión de compras
Resguardo con código de barras
Generación de comprobantes de pagos
Almacenamiento de bases de datos con pagos realizados y comprobantes entregados
Gestión de los activos fijos de la copropiedad
Control de las asambleas de copropietarios convocadas y realizadas, así como seguimiento a los acuerdos logrados en las mismas
Tener una herramienta que unifica todas estas labores mejora la gestión de la administración financiera de un edificio. Pero también aumenta la satisfacción de los vecinos, ya que reciben los beneficios de un trabajo moderno y eficaz.
Además, hay beneficios tangibles de la utilización de Daytona. Vamos a revisarlos en profundidad.
Accesibilidad 24/7. Sin importar el lugar en donde te encuentres. Algo particularmente útil en estos tiempos de distanciamiento social, cuando los condominios han debido disminuir sus interacciones personales.
Contacto permanente con los residentes. Evitando así malos entendidos y la frustración habitual de los vecinos cuando no pueden comunicarse regularmente con los administradores.
Cumplimiento de las normativas vigentes. Daytona Intercloud no solo cumple con las regulaciones existentes, sino que tiene una política de actualización constante. Así evitamos que un cambio en la legislación afecte a tu copropiedad.
Es un software con una política estricta de seguridad y protección de datos. Daytona maneja los datos personales de sus usuarios con la seriedad que se espera de una herramienta de este tipo.
“Con Daytona InterCloud podrás mejorar la administración financiera de tu edificio, ya que te permite llevar la contabilidad y facturación de pagos de forma eficiente, entre otros beneficios”
La administración financiera de edificios y condominios plantea retos que pueden ser abrumadores si no contamos con el apoyo de la tecnología. Por fortuna existen herramientas como Daytona InterCloud, que facilitan la labor de los administradores.
Integrar una aplicación como esta vuelve más eficiente la gestión de los recursos del condominio. También mejora la satisfacción de los vecinos al recibir los beneficios de una administración moderna y capaz de responder a sus necesidades.
Contáctanos y te daremos las mejores opciones para que incorpores Daytona InterCloud a tu condominio.
